L'entreprise communicante regroupe l’ensemble des méthodes de partage et de transmission de l'information. La mise en place de cette organisation, qui repose sur le réseau informatique, bouleverse les habitudes de travail.

Travailler avec les outils informatiques – ordinateurs, logiciels, messagerie électronique… – et les maîtriser sont des compétences fondamentales pour assurer la compétitivité des entreprises. Mais, détenir les bons outils ne suffit plus à garantir la performance. L'information, en circulant davantage, se déforme ou se perd. Á défaut de partager "plus", il s'agit aujourd'hui de partager "mieux". Jean-Philippe Babut, consultant spécialisé en Entreprise Communicante chez Equilus, nous présente la marche à suivre.

Centraliser l'information pour mieux la partager

Selon M. Babut, il faut redéfinir le mode de diffusion de l'information. Pour opérer ce changement, "l'entreprise doit accomplir deux étapes successives : dans un premier temps, elle s'assure que chaque employé maîtrise le fonctionnement de ses outils informatiques et travaille efficacement ". Dans un second temps, elle apprend à ses collaborateurs à partager l'information : "Arrêtons de la diffuser et de la disperser, et capitalisons. Hier, l'information s'échangeait entre employés. Chacun la modifiait et enregistrait une mouture sur son ordinateur. Mais finalement, personne n'en avait de version finale et correcte", précise M. Babut. Aujourd'hui, le cheminement intellectuel s'inverse: "l'objectif est de créer un point de stockage unique où est "rangée" l'information. Les utilisateurs peuvent alors la consulter librement et la compléter lorsqu'il le faut". Partager, c’est donc centraliser et donner accès. "Chaque point de stockage peut être spécialisé – marketing, finance, ressources humaines… – à condition que tout le monde y ait accès facilement".

La dématérialisation au cœur du travail collaboratif

Familiariser l'ensemble des utilisateurs à cette démarche suppose de rendre l'information disponible sur le réseau dès sa création. Seule la dématérialisation des documents autorise un tel partage. Cette démarche est d'autant plus efficace qu'elle permet un suivi précis du statut et de la qualité de l'information : en cours, validée, modifiée, par qui et quand… Grâce à des outils adaptés, la gestion des connaissances consolide la fiabilité de l'information et permet une réactivité accrue. Autant de méthodes qui évitent des saisies à répétition et donnent davantage de transparence. "Le travail est collaboratif et productif une fois que ces pratiques sont acquises par tous", affirme M. Babut.

Combattre les résistances personnelles

Mais l'accessibilité reste un sujet épineux. L’individualisme et la confidentialité sont des valeurs encore très fortes en entreprise. Elles sont bien souvent entretenues par la hiérarchie qui craint d'être court-circuitée lors de l'échange de données. "Pourtant, tout individu qui produit une information le fait pour une collectivité, une organisation. C'est pourquoi, elle doit être stockée et mise à la disposition de tous ceux qui peuvent en tirer partie dans l'intérêt de l'entreprise", précise M. Babut.

Un long travail d'éducation doit donc s'amorcer. "Les chefs d'entreprises hésitent à adopter ce mode d'organisation, n'y voyant pas de bénéfice à court terme". D'où l'importance de localiser les actions et d'appliquer ces nouvelles démarches progressivement. Pourtant, les entreprises qui osent, aujourd'hui, être "communicantes" font un pari sur l'avenir : celui de détenir une compétence distinctive sur des marchés de plus en plus compétitifs.