L’idée selon laquelle il serait possible de gérer des affaires humaines sans utiliser la moindre feuille de papier reste un mythe. Mais la dématérialisation des documents dans l’entreprise poursuit son chemin.

Dans ce domaine, le Canada donne l’exemple. Selon CA Magazine, le cabinet comptable Sega LLP à Toronto a mis en œuvre une stratégie « zéro papier » dès janvier 2004. Harold Garfinkel, associé, y voit trois avantages : "Une économie de temps, des bureaux numériques qui nous donnent une image de précurseur auprès des clients, et plus de facilité pour attirer et recruter du personnel".

Retrouver un document à tout moment

C’est un jeu d’enfant de retrouver un document généré précédemment, simplement pour vérifier un petit détail ou pour l'actualiser. "Nous avons au bout des doigts l’ensemble des dossiers historiques du cabinet" ajoute un autre associé de Sega LLP, Trevor Lukey. "Lorsqu’un client appelle, il n’y a plus de « on vous rappellera plus tard » ou de « je vais chercher le document au centre de documentation ». C’est merveilleux de pouvoir retrouver la correspondance, à tout moment, ou de pouvoir mettre à jour ou consulter des notes informelles dans un dossier, avec un effort minime." Le cabinet a ainsi pu augmenter le pourcentage de ses heures facturables.

Les effets pervers de la dématérialisation

Est-il profitable de passer au « zéro papier » ? Oui, à condition de faire preuve de pragmatisme. Les nouvelles technologies ne doivent pas supplanter l’ensemble des outils traditionnels existants. "Nous nous sommes rendus compte que la plupart des entreprises qui se sont fixées comme objectif « zéro papier » allaient au suicide", note Andréas Agathocléous de l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (ANACT). "Les employés trichent en mettant des papiers dans leur poche, en écrivaient sur les badges, les mains…Ils ont besoin d’utiliser la matérialité et celle-ci joue un rôle très important dans leur activité".

Supprimer le papier quand c’est possible

Si l'on entend par « zéro papier » la fin du support papier, l'immense majorité des professionnels s'accordent à dire qu'il s'agit d'un mythe technologique. La dématérialisation des contenus a comme effet pervers l’augmentation du nombre d'impressions. "Avec l'arrivée de l'e-mail, nous avons observé une augmentation de 40 % de la consommation de papier dans les entreprises", explique Roland Tripard, directeur associé d'I-com, dans une interview donnée à Archimag en octobre 2004.

Chez les gros consommateurs de documents administratifs, à l'instar des banques ou des assurances, le sujet est pris très au sérieux. Mais le « zéro papier » fait alors partie d'une démarche qualité qui consiste à dématérialiser les échanges et à supprimer le document « papier » seulement quand cela est possible. AGF a commencé par centraliser ses expéditions de courrier sur une plate-forme unique avant de dématérialiser l’envoi d’une partie de ses documents.

Tenir compte de la résistance au changement

Une étude réalisée en 2004 par l’Observatoire des échanges électroniques professionnels permet de se faire une idée précise des applications de dématérialisation recherchées par les entreprises. À l’incontournable binôme bon de commande/bon de livraison se sont ajoutés en quelques années deux nouveaux flux : les factures et les déclarations sociales. Les catalogues électroniques ont aussi le vent en poupe. Bruno pépin, le délégué général d’Edifrance, note que les projets d’échange électroniques sont immanquablement pris comme des projets techniques. "Ce qui est une analyse trop limitée car la résistance au changement de l’organisation est le principal frein au développement de ce type de projets".