La messagerie électronique reste dans la grande majorité des entreprises le seul outil de collaboration utilisé par les employés. Or c’est avant tout un outil de communication. Le besoin d’espaces spécifiques se fait sentir pour gérer des projets, se perfectionner dans l’exercice de son métier et créer un sentiment d’appartenance entre les collaborateurs. Répondre à ces trois besoins essentiels doit être l’ambition d’un portail orienté « métier »

La souplesse des nouveaux
espaces « projets »

Chacun a l’habitude d’envoyer par e-mail, les fichiers Word ou Excel qu’il souhaite partager et de classer toutes les informations relatives à un projet dans des dossiers personnels. Mais que se passe-t-il le jour où un nouveau membre se greffe sur un projet en cours ? Il faut lui communiquer tout un ensemble d’informations, ce qui rejaillit sur la productivité de l’entreprise.

Miguel Membrado, co-fondateur et directeur général de Mayetic annonce dans un livre blanc une révolution du travail collaboratif : « Les nouveaux espaces orientés « projets » se distinguent des outils traditionnels par des différences majeures », souligne-t-il.

Que ce soit la fonction « self-service » qui permet au chef de projet ou à une personne autorisée d’installer lui-même l’espace sans aucune connaissance informatique et de commencer à travailler immédiatement avec ses collègues. Ou encore la fonction « prêt à l’emploi » qui se traduit par un accès 100 % à partir d’un navigateur internet.

Elle permet de mettre directement à disposition des collaborateurs l’ensemble des outils nécessaires au travail collaboratif (agenda partagé, publication des documents Offfice en HTML, gestion de formulaires, …) « Des fonctions, ajoute Miguel Membrado, peuvent être activées selon les besoins comme la possibilité de faire des sondages en ligne ou de participer à des réunions virtuelles. »

Parfaire ses connaissances avec le « Webinar »

Un portail orienté « métier » doit aussi avoir pour objectif d’éviter l’atomisation des expertises et la déperdition des connaissances.

Ainsi pour faire progresser les compétences « marketing » d’équipes dispersées dans le monde, Emma Hugues-Maillard, responsable Knowledge Management, Amadeus, a mis en place un outil promis à un bel avenir : le Webinar*.

Il s’agit d’un séminaire multimédia et interactif, que l’on peut suivre, en direct ou en différé, sur le Web, afin de parfaire ses connaissances. Il comprend, en règle générale, des transparents associés, des commentaires audio ou vidéo, la possibilité de poser des questions, soit en direct par chat, si la session se déroule en temps réel, soit par courrier électronique, si la retransmission se fait en différé.

Chez Amadeus, le Webinar se déroule sur un rythme mensuel et « offre l’avantage, selon Emma Hugues-Maillard, de valoriser les experts en marketing tout en les incitant à partager leurs bonnes pratiques. »

S’adresser à la communauté de tous les métiers

Développer une culture de travail collaboratif suppose de fédérer les collaborateurs. Le pari le plus difficile à réussir est de s’adresser à la communauté de tous les métiers.

Comment créer un champ magnétique autour d’une organisation incarnée par ses dirigeants se demande Martin Roulleaux-Dugage directeur « Knowledge management » chez Schneider Electric ? Il préconise, entre autre, de :

• Sélectionner des informations qui suscitent des conversations en privilégiant les sujets de controverse comme chez Schneider, la déréglementation des marchés électriques en Europe.
• Mettre en avant des personnalités de l’entreprise pour favoriser l’échange d’idées. Ces « magnets », qui peuvent être des experts reconnus ou des responsables bien en vue, vont attirer l’attention de la communauté de travail.
• Reconnaître les meilleures contributions et récompenser l'expertise transmise par la mise en valeur et par l'accès privilégié à des communautés plus restreintes branchées sur des grands événements comme le forum de Davos.

* À noter : « Webinar » est un terme anglais issu de la contraction des termes Web et seminar. Pour accéder à un Webinar, on choisit une session et on s'inscrit en remplissant le formulaire en ligne. Une fois l'inscription validée, on reçoit une confirmation automatique par le web, suivie d'une confirmation par courrier électronique avec les instructions pour visualiser le Webinar.