Le travail collaboratif a pour objectif principal de rationaliser les interactions entre collaborateurs dans les organisations. Les solutions, qui soutiennent ce marché à fort potentiel, en croissance de 15 % par an, sont variées et parfois détournées de leur usage initial.

Suites logicielles « propriétaires » ou « open source »

Les suites logicielles « tout-en-un », baptisées « Small enterprise suite » (SES) par le Gartner Group, sont censées être simples d'utilisation et résultent de la convergence entre les produits de portail, de gestion de contenu et de travail collaboratif.

Mais certains clients restent dubitatifs devant ces formules « tout en un » vendues au prix fort. Selon eux, elles se révèlent peu adaptées à leurs besoins. C’est pourquoi ils préfèrent le principe de la chaine hi-fi en éléments séparés. « A quoi sert de développer un chat spécifique dans ces plateformes alors que Skype fonctionne à merveille ? », se demande un consultant d’Albireo Conseil.

C’est l’une des raisons pour lesquelles les PME se laissent séduire de plus en plus par les solutions « open source ». Comme celles développées par Alfresco que dirige John Newton, co-fondateur de Documentum et John Powell, ex COO (Chief Operationg Officer) de Business Objects. L’éditeur a bâti l’une des enseignes Open source les plus solides du marché et s’affirme comme une alternative aux logiciels propriétaires de gestion de contenu d’entreprise.

Applications métiers et outils « dédiés »

Les outils « métiers » collaboratifs sont des applications métiers qui tirent profit des fonctionnalités complémentaires du travail collaboratif. À l’image des applications de gestion du cycle de vie des produits.

Les outils dédiés sont des logiciels conçus spécifiquement pour le travail collaboratif. Ils prennent plusieurs formes :

• espace de travail collaboratif,
• web conferencing,
• plateforme de communication synchrone,
• plateforme de wiki,
• forums de discussion avancés,...

Quand Rhodia a cherché un outil de travail collaboratif facilement accessible pour permettre aux entités et équipes du groupe éclatées géographiquement de gérer des portefeuilles de projets, l’entreprise a sélectionné eRoom de EMC Documentum. Utilisé par plus de 5 000 collaborateurs, il a coûté environ 250 000 euros, en incluant les frais d'acquisition de licences et de serveurs.

Les outils dédiés (eRoom, Quick Place,...) sont souvent détournés de leur usage initial par des entreprises qui cherchent des plateformes de travail collaboratif offrant des fonctionnalités basiques de gestion documentaire avec un bon rapport qualité/prix.

On observe le même phénomène avec le développement des plateformes de wikis, outils de publication dynamique permettant à tout individu, selon ses droits, d’en modifier le contenu. Pour Gilles Balmisse, directeur associé de Knowledge Consult et auteur du guide des outils de Knowledge Management, les outils wikis sont des solutions simples, flexibles et peu chères qui tentent les clients : « Bien souvent, des wikis ont été choisis par les utilisateurs comme solution de gestion documentaire en lieu et place de solutions standards d’entreprise de type WCM (Web Content Management - Gestion de contenu Web) et/ou d’espaces de travail collaboratif jugées beaucoup trop riches et complexes pour le besoin ou bien encore trop rigides ou monolithiques... »

Extraire et indexer de l’information avec la GED

Les logiciels de GED (Gestion électronique de documents) permettent d’extraire des documents une série d’informations par la reconnaissance optique des caractères, l’interprétation des codes barre ou des cases à cocher. Ils permettent aussi d’indexer le document en créant une étiquette qui enregistre des indications sur le document (date, émetteur, destinataire,...).

Certains éditeurs de logiciels offrent par exemple la possibilité de scanner les factures des clients et des fournisseurs et de les indexer. D’autres solutions, encore plus globales, intègrent la numérisation et le traitement des chèques lors des règlements des factures. Ils peuvent aussi permettre, grâce un module spécifique, la circulation des documents au sein d’un espace collaboratif où plusieurs collaborateurs, selon les droits dont ils jouissent, pourront créer, consulter, approuver, modifier ou annoter un fichier. Même si les habitudes ont évolué, ce type de travail collaboratif, via la GED, reste délicat à mettre en place.

Ainsi, les acteurs concernés se plaignent parfois d’une augmentation des procédures et des normes. Ils ont le sentiment que celles-ci les freine dans leur travail quotidien, qui en pâtit. Ces réticences peuvent être levées grâce à des formations adaptées au personnel.