Facteurs de productivité, les ERP représentent l’un des symboles les plus marquants d’une nouvelle ère de rationalisation industrielle. Ils ont été conçus pour réunir tout le spectre de l'activité productive sur une seule et même base de données. Mais leur objectif de standardisation de la gestion se heurte aux règles propres à chaque entreprise.

Pour parler des progiciels intégrés de gestion, on utilise parfois le terme francophone « PGI ». Mais la terminologie anglo-saxonne prime : ERP signifie "Enterprise Ressource Planning". Un ERP émane par définition d’un concepteur unique et regroupe en principe toutes les applications de gestion nécessaires à l'entreprise. Que ce soit les progiciels de gestion dits horizontaux (comptabilité, gestion des ressources humaines…) ou verticaux (gestion de production, gestion de stock… ), parfois spécialisées par industrie. Conçus initialement pour traiter des opérations de back office, les ERP se sont progressivement dotés de fonctions décisionnelles (modules de reporting et d’analyse) et de front office comme la gestion de la relation client.

Les enjeux de l’adoption d’un ERP

Jean-Louis Lequeux a acquis une double expérience dans l’industrie et en informatique aux États-Unis, au Canada et en Europe. Dans son ouvrage « Manager avec les ERP » publié chez Eyrolles, il décrit une démarche méthodologique pour implanter un projet ERP. Il conseille de s’interroger sur la durée de vie du système applicatif sélectionné. Il recommande d’avoir une approche "terrain" qui tient compte des dimensions sociales et humaines de l’entreprise. Il préconise d’examiner la conformité de l'environnement applicatif par rapport aux contraintes réglementaires et de s’assurer de l'interopérabilité avec des systèmes tiers. Pour l’entreprise, les enjeux de l’adoption d’un ERP sont multiples : automatisation des processus récurrents, suivi en temps réel de l'activité et des performances, suppression de la redondance d’informations qui se traduisait souvent par une double, voire une triple saisie des mêmes informations dans des systèmes d’information distincts. La suppression d’informations divergentes entre différents services permet d’éviter les conflits qui en résultent.

Contourner la diversité des situations

Les ERP sont conçus au départ pour s’adapter aux principales fonctions des entreprises (achats, ventes, logistique, ...). Mais ils ne peuvent s’adapter de manière standardisée à tous les cas particuliers d’entreprises. Pour franchir cet écueil, une première approche consiste à réaliser des développements spécifiques. Ils sont souvent coûteux et techniquement risqués car ils nécessitent un important effort d’intégration. Une seconde approche consiste à revoir les règles de gestion spécifiques de l’entreprise pour les adapter au progiciel. Cette solution implique non seulement d’analyser préalablement les processus de l’entreprise mais aussi de les refondre. Ce qui provoque immanquablement des résistances de la part des utilisateurs. Ceux-ci doivent alors être préparés et formés à voir la nature de leur travail évoluer. Le projet d’implantation doit faire l’objet d’un dialogue qui prend en compte leur point de vue.

Réussir la phase de post-implantation

« Une fois l’ERP déployé, tout n’est pas encore fini. Les activités de post-déploiement vont asseoir le succès définitif du projet », souligne Jean-Louis Tomas qui coordonne le support et les évolutions des solutions ERP chez Texas Instruments Europe. L’auteur de « ERP et Progiciels de gestion intégrés » publié chez Dunod, insiste sur cette phase qui permet de s'assurer du succès opérationnel de l'ERP et d’obtenir le retour sur investissement espéré. Les patches permettent, par exemple, de résoudre un problème particulier. L’ERP doit aussi pouvoir évoluer en phase avec les besoins des unités opérationnelles grâce à des modifications spécifiques. L’objectif étant d’atteindre un niveau correct de stabilité et de fiabilité. Tous les 12 à 18 mois, un changement de version s’impose pour accéder à de nouvelles fonctionnalités technologiques. « C’est nécessaire de le faire bien avant d’y être contraint en se préparant au déploiement d’un véritable mini-projet » , avertit Jean-Louis Tomas.
Devenir client "pilote" chez l'éditeur est une bonne formule pour se tenir au courant de l’évolution. La fréquentation des clubs utilisateurs, souvent appelés communautés, qui se montrent très actifs dans le domaine des ERP favorise, par ailleurs, les échanges d’expérience.