Pour l’entreprise, un point d’entrée unique et sécurisé, qui structure et présente les services de l’entreprise de façon ergonomique et cohérente, est enviable. Il semble ne présenter que des avantages : simplification, centralisation, indépendance de l’outil et de son support, … À condition de tenir compte des utilisateurs.
Un portail représente une porte d’accès, via internet, vers des contenus et des applications à caractère privé ou public.

Les trois volets d’un portail

Le premier volet “gestion du contenu“ est incontournable dans tout portail d’entreprise. Le deuxième volet “outils collaboratifs“, qui favorise le travail en équipe, connaît un succès grandissant. Il donne la possibilité de partager des agendas, de monter des forums, de créer des sites web personnels, …

Le troisième volet “intégration des applications“ est plébiscité sur les projets d’une certaine envergure. Le serveur d’application centralisé semble s’impose alors comme une évidence, et l’on parle vraiment de portail d’entreprise. Toutes les données “utilisateur“ restent alors sous le contrôle de l’entreprise et ne sont pas distribuées sur les postes de travail.

Le dilemme du poste de travail

Dans son dernier Livre Blanc, Sun se demande “Comment résoudre le dilemme des postes de travail ? “. Le dilemme consiste à répondre aux besoins des utilisateurs (liberté, habitudes d’affichage, flexibilité, mobilité) et à ceux des administrateurs informatiques (sécurité, contrôle, facilité d’administration, conformité). La solution proposée passe par un poste de travail virtuel adapté aux besoins de l’utilisateur.

Ce dernier s’approprie tout poste de travail après introduction de son login. Ce qui l’intéresse avant tout est de créer sa page d’accueil personnalisée. Un espace dans lequel il va pouvoir intégrer toute une série d’informations et de services différents (Favoris, RSS, Widgets, …). Ce que ne permet pas un portail d’entreprise trop standardisé.

Le moteur de recherche, élément clé du portail

Le moteur de recherche, s’il est bien pensé, permet à l’utilisateur de retrouver facilement n’importe quel document ou information. En effectuant des recherches via le réseau (sites intranet, répertoires réseau, …).

Pour Franck Villain, responsable architecture et portail de Saint-Gobain « Le moteur de recherche est l’élément clé du succès d’un portail d’entreprise. » Il offre un point d’accès unique pour accéder à toutes les connaissances et se révèle un support très pertinent pour prendre des décisions. Il favorise le décloisonnement des différents services de l’entreprise, sécurise le travail en réseau et banalise le multilinguisme. Mis bout à bout, ces éléments constituent un facteur décisif d’amélioration de l’efficacité individuelle et collective.

Développer une relation de proximité

En 2009, SFR a profité de son rapprochement avec Neuf Cegetel pour équiper son portail interne MySFR d’un moteur de recherche. Avec pour objectif de faciliter l’intelligence collective en développant une relation de proximité avec 10 000 collaborateurs très mobiles. L’ensemble des données accessibles représente un volume dépassant les 5 millions de documents (formats Office, HTML). Le moteur conçu par Sinequa se connecte à différentes sources d’information au sein de SFR, comprenant notamment les espaces collaboratifs SharePoint, les disques “réseaux“ partagés, les intranets et l’espace de consultation des factures SAP.

La centralisation à tout prix, un dogme ?

Associés à un moteur de recherche intégré, les deux volets “gestion du contenu“ et “outils collaboratifs“ se transforment en super applications dans le portail d’entreprise.

L’utilisateur dispose rarement des éléments pour répondre à la question : « Vaut-il mieux un portail ou une multitude d’applications ? » Mais, les directions informatiques vouent au projet de portail intégré une admiration sans borne et en vantent les qualités. Il est alors légitime de se demander pourquoi vouloir tout centraliser ?

Dans les démarches d’architecture des systèmes d’information en entreprise, le choix de la centralisation est un axiome. Il s’agit d’un a priori, mais rarement la conséquence d’un choix raisonné.

Christian Fauré, Principal Entreprise Architect chez Cap Gemini, se fait l’avocat du diable sur son blog : « Un grand portail d’infrastructure d’entreprise n’a aujourd’hui plus aucun intérêt si les services applicatifs qu’il centralise sont des services web : la mise en place de flux RSS et ATOM, plus quelques widgets ont beaucoup plus de valeur que ces projets de centralisation de l’accès à l’information et aux applications. » Et ce qui intéresse l’utilisateur, c’est justement tous ces services liés au web.